PRIVACY- EN COOKIEVERKLARING XD CONNECTS

Deze privacy- en cookieverklaring is het laatst aangepast op 1 oktober 2025.

XD Connects B.V. (hierna: XD Connects) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Via onze website www.xdconnects.com bieden wij een webshop en gerelateerde diensten aan voor zakelijke klanten. In het kader van deze dienstverlening verwerken wij persoonsgegevens. In deze privacy- en cookieverklaring leest u welke persoonsgegevens wij van u verwerken en wat we daarmee doen.

Onze privacy- en cookieverklaring in het kort

Uw privacy is voor ons van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat wij:

Onze doeleinden duidelijk vastleggen voordat wij uw persoonsgegevens verwerken, via deze privacy- en cookieverklaring.
Zo min mogelijk persoonsgegevens opslaan en enkel de gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden.
Expliciet toestemming vragen voor de verwerking van uw persoonsgegevens, mocht toestemming verplicht zijn.
Benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om uw persoonsgegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken.
Uw rechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens die bij ons verwerkt zijn.

Voor welke doeleinden gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Wij verkrijgen verschillende persoonsgegevens van u. Per doeleinde geven wij aan welke gegevens wij van u verkrijgen, met welk doel wij deze gegevens verwerken en hoelang wij deze gegevens bewaren. Als u vragen heeft of wilt weten wat wij precies van u bijhouden, neem dan contact met ons op. De contactgegevens staan onderaan in deze privacy- en cookieverklaring.

Contact en klachtafhandeling

Wanneer u contact met ons opneemt, bijvoorbeeld via e-mail, telefoon, de chatfunctie of het contactformulier via onze website, dan gaat u in op ons aanbod om met ons in contact te treden (gerechtvaardigd belang en/of uitvoering van de overeenkomst).

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

Naam

Bedrijfsnaam en/of andere zakelijke informatie (indien u vanuit zakelijk oogpunt contact opneemt)

Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)

Eventuele informatie die u zelf invult als inhoud van een bericht

Wij bewaren contactmomenten samen met de door u verstrekte persoonsgegevens om uw vraag of klacht goed te kunnen afhandelen. Deze informatie wordt bewaard zolang dat nodig is voor het contact, en maximaal 2 jaar na het laatste contactmoment. Zo kunnen wij er zeker van zijn dat uw verzoek of klacht zorgvuldig is afgehandeld.

Account en bestelprocedure

Het is mogelijk om op onze website een account aan te maken. Met uw account kunt u vervolgens een bestelling plaatsen. Wanneer u bij ons een bestelling plaatst, dan laat u bepaalde gegevens achter. Deze gegevens hebben wij nodig om uw bestelling netjes af te kunnen handelen (uitvoering van de overeenkomst).

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

Bedrijfsnaam
Gebruikersnaam
Voor- en achternaam
(Aflever)adresgegevens
Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
Betalingsgegevens
Factuurgegevens
Accountgegevens
IP-adres
Overige informatie die van belang is voor de overeenkomst

Wij bewaren deze persoonsgegevens tot 2 jaar nadat u voor het laatst hebt ingelogd op uw account, dan wel 2 jaar na het plaatsen van de laatste bestelling. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijke verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht van 7 jaar).

Bezoek aan onze kantoren

Wanneer u bij een van onze kantoren op bezoek komt, dan registreren wij voor dit bezoek persoonsgegevens (uitvoering van de overeenkomst en/of gerechtvaardigd belang).

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

Bedrijfsnaam
Voor- en achternaam
Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
Afspraakgegevens
In- en uitcheck tijd

Deze persoonsgegevens blijven maximaal 2 jaar in de agenda bewaard. Sommige persoonsgegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijke verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht van 7 jaar).

Nieuwsbrieven

Via onze website kunt u zich aanmelden voor de nieuwsbrief van XD Connects (toestemming). Wij versturen maandelijks per e-mail een nieuwsbrief. Via de nieuwsbrief houden wij u op de hoogte van onze producten en dienstverlening. Verder kunnen wij op basis van uw account gepersonaliseerde berichten versturen mocht u dat willen.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

· Voor- en achternaam
· E-mailadres

Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang u bent ingeschreven voor onze nieuwsbrief. Indien u de nieuwsbrief niet langer wenst te ontvangen, kunt u zich te allen tijde afmelden via de afmeldlink onderaan elke nieuwsbrief of door een e-mail te sturen naar de contactgegevens die worden vermeld onderaan deze privacy- en cookieverklaring.

Enquêtes

U heeft de mogelijkheid om een enquête in te vullen over onze dienstverlening. Deze input gebruiken wij om onze dienstverlening te verbeteren.

Wij hebben een commercieel belang om onze dienstverlening te verbeteren op basis waarvan wij uw gegevens verwerken (gerechtvaardigd belang). Ons commerciële belang prevaleert boven uw privacybelang, gezien u zelf bepaalt of u een enquête wilt invullen en welke informatie u geeft. Om producten uit de webwinkel te bestellen is het dan ook niet verplicht om een enquête in te vullen.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

Bedrijfsnaam
Voor- en achternaam
Contactgegevens (e-mailadres)
Inhoud van de enquête

Wij bewaren deze gegevens maximaal 2 jaar nadat u de enquête hebt ingevuld of tot het moment dat uw toestemming is ingetrokken.

Onze leveranciers

Wij kopen onze producten in bij verschillende leveranciers. In dat kader hebben wij verschillende gegevens nodig (uitvoering van de overeenkomst).

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

Bedrijfsnaam
Zakelijk adres
Naam contactpersoon
Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
Financiële gegevens
Eventuele overige informatie die u met ons deelt

Wij bewaren deze persoonsgegevens gedurende de overeengekomen contractduur. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijke verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht van 7 jaar).

Werken bij XD Connects

Heeft u gereageerd op één van onze vacatures of heeft u een open sollicitatie ingestuurd? Dan verwerken wij uw persoonsgegevens om uw sollicitatie in behandeling te kunnen nemen, en ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een arbeidsovereenkomst. Alleen geautoriseerde HR-medewerkers en/of medewerkers die bij het sollicitatiegesprek betrokken zijn, hebben toegang tot uw gegevens. De persoonsgegevens worden in de regel uitsluitend opgeslagen om de vacature te vervullen waarvoor u gesolliciteerd heeft.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

Voor- en achternaam
Adresgegevens (adres, huisnummer en postcode)
Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
Beschikbaarheidsdatum
Inhoud van het Curriculum Vitae
Inhoud van de motivatiebrief
LinkedIn-profiel (optioneel)
Via welk kanaal u ons heeft gevonden
Salarisindicatie
Referenties
Eventuele overige informatie met persoonsgegevens die u met uw sollicitatie meestuurt

Wij bewaren uw sollicitatiegegevens tot maximaal 6 weken nadat de functie is vervuld. Wij bewaren deze gegevens zodat wij contact met u kunnen opnemen in het geval de functie binnen de proeftijd opnieuw vrijkomt. Wanneer wij u op dit moment geen functie kunnen aanbieden, kunnen we (met uw toestemming) de sollicitatiegegevens nog een jaar langer bewaren nadat de functie is vervuld. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door ons een e-mail te sturen naar de contactgegevens die worden vermeld onderaan deze privacy- en cookieverklaring.

Een social media- en internetonderzoek kan onderdeel zijn van de sollicitatieprocedure. Dit is noodzakelijk om te kunnen waarborgen dat bij het aannemen van nieuw personeel ons imago in stand blijft. Wij doen dit dan ook op basis van ons gerechtvaardigde belang. Wij zoeken hiervoor op uw naam via Google en kijken naar eventuele profielen op diverse social media. Dit uiteraard voor zover deze profielen openbaar zijn; wij zullen u niet vragen om ons toegang te verlenen tot een afgeschermde social media-pagina of een connectie met ons te maken. De resultaten van het onderzoek worden met u besproken. Mocht u hier bezwaar tegen hebben, dan kunt u dit bij ons aangeven op het moment dat u solliciteert.

Talentenpool

Wij maken gebruik van een talentenpool: een groep van interessante kandidaten voor toekomstige interne of externe vacatures, waaronder ook leer- of stageplaatsen. Als u zich hiervoor aanmeldt, kunnen wij u benaderen voor functies die mogelijk bij uw profiel passen. Wij verwerken deze persoonsgegevens op basis van uw toestemming. U kunt zich op ieder moment eenvoudig afmelden voor de talentenpool. In sommige gevallen verwerken wij beperkte persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang om toekomstige vacatures snel te kunnen vervullen. Daarbij wegen we zorgvuldig ons belang af tegen uw privacybelang.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

Voor- en achternaam
Adresgegevens (adres, huisnummer en postcode)
Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
Beschikbaarheidsdatum
Curriculum Vitae
Motivatiebrief
LinkedIn-profiel (optioneel)
Via welk kanaal u ons hebt gevonden
Salarisindicatie
Referenties
Eventuele overige informatie met persoonsgegevens die u met uw sollicitatie meestuurt

Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang u deel uitmaakt van de talentenpool, met een maximale duur van 12 maanden, of tot het moment dat uw toestemming is ingetrokken.

Wanneer kunnen we uw persoonsgegevens delen met derden?

XD Connects deelt uw gegevens enkel met derden, wanneer dit op basis van de huidige wetgeving is toegestaan. Het kan voorkomen dat wij uw persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken, omdat:

Wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken;

Wij daar een wettelijke grondslag voor hebben;

Wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld op verzoek van de belastingdienst, het openbaar ministerie en/of de politie).

De partijen die in onze of uw opdracht persoonsgegevens verwerken zijn:

IT-leveranciers- en dienstverleners	Nederland/EER/ VS	Hosting van data, applicatiebeheer, support en onderhoud
Telecomleveranciers	Nederland	Leveren van telefonie- en communicatiediensten
Betalingsdienstverleners en incassobureaus	Nederland/EER	Afhandelen van betalingen en incassoprocedures
Verzend- en bezorgdiensten	Nederland/EER	Verzenden van bestellingen of documenten
Marketingbedrijven	Nederland/EER	Verzenden van marketingberichten en uitvoeren van marketingcampagnes
Reviewpartijen	EER/VS	Mogelijkheid voor klanten om product- of dienstreviews te plaatsen
Partners en groepsondernemingen (zuster- en dochterondernemingen)	Nederland/EER/VS	Samenwerking in het kader van onze dienstverlening
Externe consultants en tussenpersonen	Nederland/EER	Advies, bemiddeling of specialistische ondersteuning
Overheidsdiensten (o.a. Belastingdienst en gemeenten)	Nederland	Wettelijke verplichtingen zoals belastingaangifte, meldplichten en toezicht

Internationale doorgifte van persoonsgegevens

Wij verwerken uw persoonsgegevens in principe binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Alleen indien dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of bedrijfsvoering, geven wij persoonsgegevens door aan ontvangers buiten de EER. In dat geval nemen wij passende waarborgen om uw privacy te beschermen.

De Europese Commissie heeft voor 15 landen een adequaatheidsbesluit vastgesteld. Op basis van een adequaatheidsbesluit kunnen persoonsgegevens veilig vanuit de EER worden doorgegeven aan bedrijven in deze landen, zonder dat er aanvullende waarborgen voor gegevensbescherming moeten komen.

Als we gegevens delen met bedrijven in andere landen zonder adequaatheidsbesluit (of Amerikaanse bedrijven die niet onder het EU-VS Data Privacy Framework vallen), nemen we extra beschermingsmaatregelen in de vorm van zogeheten passende waarborgen. Dit houdt in dat wij extra actie ondernemen om uw persoonsgegevens te beschermen. In die gevallen gebruiken wij standaardcontractbepalingen (“SCC’s”).

Wanneer wij uw persoonsgegevens doorgeven aan partijen buiten de EER op basis van SCC’s, heeft u de volgende rechten:

U kunt informatie opvragen over de doorgifte, inclusief een kopie van de SCC’s (waarbij vertrouwelijke bedrijfsinformatie mogelijk geanonimiseerd is).

U kunt contact met ons opnemen om uw privacyrechten uit te oefenen of vragen te stellen over de internationale doorgifte.

U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de ontvangende partij, de Autoriteit Persoonsgegevens of een gerechtelijke procedure te starten bij een bevoegde rechtbank in de EER.

Indien uw rechten zijn geschonden, kunt u aanspraak maken op schadevergoeding conform artikel 82 AVG.

Deze rechten bestaan naast uw algemene privacyrechten onder de AVG.

Social media buttons

Op onze website maken wij gebruik van social media buttons, welke u doorgeleiden naar de betreffende social media platforms. U krijgt hierdoor de optie om ons te volgen en om content te delen binnen het netwerk. Ook zal u advertenties tegenkomen op uw social mediapagina. De buttons zijn werkzaam vanwege stukjes code die afkomstig zijn van de social medianetwerken. Als u wilt weten wat de social media platforms doen met uw persoonsgegevens, lees dan de desbetreffende privacyverklaring:

Facebook (privacyverklaring)

Instagram (privacyverklaring)

LinkedIn (privacyverklaring)

Pinterest (privacyverklaring)

Vimeo (privacyverklaring)

YouTube (privacyverklaring)

Cookies

Op onze website maken wij gebruik van cookies. Cookies zijn informatiebestanden die via uw browser op uw apparaat (zoals een PC, tablet of smartphone) worden geplaatst of uitgelezen wanneer u onze website bezoekt.

Wij gebruiken cookies van onszelf en van derde partijen voor verschillende doeleinden. Sommige cookies zijn noodzakelijk voor het functioneren van de website, andere cookies gebruiken we alleen met uw toestemming.

Wanneer u onze website voor het eerst bezoekt, tonen wij een cookiebanner. Hierin kunt u aangeven of en voor welk type cookies uw toestemming geeft. U kunt onze website gewoon gebruiken als u geen toestemming geeft voor bepaalde cookies: alleen de noodzakelijke cookies worden dan geplaatst. U kunt uw cookievoorkeuren altijd aanpassen of intrekken via het icoon linksonder op elke pagina.

De volgende cookies worden gebruikt:

Noodzakelijke cookies

Deze cookies zijn essentieel voor het correct functioneren van de website. Zonder deze cookies werkt de website niet naar behoren. Deze cookies zorgen bijvoorbeeld voor:

Het onthouden van uw inloggegevens
Het bijhouden van producten in uw winkelmandje
Het optimaal weergeven van de website op uw scherm

Voor deze cookies is geen toestemming nodig. Ze verzamelen geen persoonsgegevens, tenzij strikt noodzakelijk voor de gevraagde dienst (bijvoorbeeld inlogfunctionaliteit).

Voorkeurscookies

Voorkeurscookies onthouden instellingen en keuzes die u op onze website maakt. Deze cookies verbeteren uw gebruikservaring, maar zijn niet noodzakelijk voor de werking van de website. De voorkeurscookies zorgen bijvoorbeeld voor:

Het bewaren van uw taalvoorkeuren
Het vastleggen van de regio waar u zich bevindt

Voor deze cookies vragen wij uw toestemming. Zonder toestemming worden deze cookies niet geplaatst.

Statistische cookies

Met behulp van statistische cookies verzamelen we informatie over het gebruik van onze website. Dit helpt ons om de website gebruiksvriendelijker te maken en af te stemmen op bezoekers. Deze cookies verschaffen bijvoorbeeld inzicht in:

Het aantal bezoekers
Welke pagina’s het meest bezocht worden
De gemiddelde duur van een bezoek
Gebruikte apparaten en browsers

Wij verwerken deze gegevens zoveel mogelijk geanonimiseerd. Als er toch persoonsgegevens worden verwerkt, vragen wij hiervoor uw toestemming.

Marketing cookies

Marketingcookies worden gebruikt om uw surfgedrag te volgen over meerdere websites. Op basis hiervan kunnen advertenties worden getoond die beter aansluiten bij uw interesses.

Deze cookies kunnen onder andere de volgende gegevens van u verzamelen:

Naam
Login informatie
Schermweergave opties
IP-adres
Cookie-ID
Website- en klikgedrag
Referrer-URL
Gedrag binnen de applicatie

Voor deze cookies vragen wij uw toestemming. Zonder toestemming worden deze cookies niet geplaatst.

Verwijderen van cookies

De meeste cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Als een houdbaarheidsdatum is ingesteld, wordt het cookie automatisch verwijderd wanneer de houdbaarheidsdatum verstrijkt. U kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen, voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Raadpleeg hiervoor de handleiding van uw browser. Hieronder vindt u een link naar de website van veelvoorkomende browsers waar stapsgewijs wordt omschreven hoe u cookies kunt blokkeren of verwijderen.  

In- en uitschakelen van cookies

In uw webbrowser kunt u instellen dat het opslaan van cookies alleen wordt geaccepteerd wanneer u hiermee instemt. Raadpleeg voor meer informatie hierover de handleiding van uw browser. Let op: veel websites werken niet optimaal als de cookies zijn uitgeschakeld.

Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?

Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Wij nemen dan ook passende technische en organisatorische maatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens). We passen de beveiliging steeds aan en letten goed op wat er mis kan gaan.

Wij treffen onder meer de volgende beveiligingsmaatregelen:

Encryptie (versleuteling) van digitale bestanden

Beveiliging van netwerkverbindingen via Transport Layer Security (TLS) technologie

Beveiligde back-upomgeving voor herstel bij fysieke of technische incidenten

Regelmatige testen en evaluaties van onze beveiligingsmaatregelen

Alle personen die met ons samenwerken zijn verplicht tot geheimhouding van persoonsgegevens

Alleen geautoriseerde personen hebben toegang tot onze laptops en systemen, gebruikmakend van wachtwoorden

Fysieke maatregelen voor toegangsbeveiliging, waaronder toegangschips in ons kantoorpand

Welke privacyrechten heeft u?

Recht op inzage: u heeft het recht de persoonsgegevens die wij van u verwerken, in te zien.
Recht op rectificatie: u heeft het recht de persoonsgegevens die wij van u verwerken, te corrigeren of aan te vullen indien deze onjuist of onvolledig zijn.
Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, waaronder tegen direct marketing.
Recht op verwijdering: u kunt ons verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen.
Recht om uw toestemming in te trekken: indien u ons toestemming heeft gegeven om persoonsgegevens te verwerken, dan kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien het technisch mogelijk is, heeft u het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken te laten overdragen aan een derde partij.
Recht op beperking van de verwerking: in sommige gevallen kunt u ons verzoeken om het verwerken van uw persoonsgegevens (al dan niet tijdelijk) te beperken.

Bij uw verzoek kunnen wij u vragen om zich te identificeren. Dit doen wij om te controleren of u daadwerkelijk de persoon bent op wie de betreffende persoonsgegevens betrekking hebben. Wij zullen in principe binnen 30 dagen aan uw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke privacyrechten of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij u daarvan tijdig op de hoogte stellen.

De hierboven genoemde rechten zijn niet onbeperkt. In sommige gevallen kan XD Connects een verzoek geheel of gedeeltelijk afwijzen. In die gevallen zullen wij uw gemotiveerd informeren waarom het verzoek niet of niet volledig kan worden ingewilligd. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer:

Wij wettelijk verplicht zijn bepaalde persoonsgegevens te bewaren, zoals salarisadministratie (fiscale bewaarplicht van 7 jaar);
Het belang van de bescherming van de rechten en vrijheden van anderen zwaarder weegt;
Het verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is (bijvoorbeeld bij herhaalde, onredelijke verzoeken).

Indien u een van uw rechten wilt uitoefenen, dan kunt u dat kenbaar maken via gdpr@xdconnects.com.

Wijzigingen in de privacy- en cookieverklaring

Wanneer onze dienstverlening wijzigt, moeten wij mogelijk ook de privacy- en cookieverklaring aanpassen. Wij raden u aan om regelmatig deze verklaring te controleren.

Vragen of klacht indienen

Indien u vragen heeft of een klacht wilt indienen over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u een e-mail sturen naar gdpr@xdconnects.com. Wij behandelen iedere vraag en klacht intern en houden u op de hoogte van de afhandeling. Indien u van mening bent dat wij u niet op de juiste wijze hebben geholpen, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (of, indien u buiten Nederland woont of gevestigd bent, bij een andere bevoegde toezichthouder binnen de Europese Unie).

Contactgegevens

XD Connects B.V.

Lange Kleiweg 6-28

2288 GK Rijswijk, Nederland

E-mailadres: gdpr@xdconnects.com

Telefoon: +31 (0) 70 319 99 00

KvK-nummer: 27115697

Debiteurenbeheer en GL-administratie

WE HOREN GRAAG VAN JE!

Documenten